Comment créer un événement virtuel réussi pour votre entreprise?

Avec de plus en plus d'entreprises déplaçant des ressources vers des événements virtuels, nous avons compilé ce guide rapide et pratique sur la façon de créer un événement virtuel réussi pour votre entreprise.
Non seulement je me suis présenté à plus de 100 événements virtuels au cours des douze dernières années, mais mon équipe et moi à Convince & Convert organisons et produisons plus de 30 événements et webinaires en ligne chaque année. Nous savons ce qui fonctionne, ce qui ne fonctionne pas, et nous sommes ici pour partager ces conseils avec vous.

1. Limitez la durée des sessions
Une keynote ou une session en petits groupes de 60 minutes lors d'un événement en face-à-face est assez standard et ne ressemble généralement pas à un slog. Mais c'est en partie parce que les participants ont d'autres stimuli et la capacité de vivre des présentations dans un environnement en trois dimensions. Il est BEAUCOUP plus difficile de retenir l'attention du public dans un événement virtuel, par rapport à une conférence en personne. En fait, nous avons été les pionniers du concept de «webinine» - un webinaire qui ne dure que neuf minutes. Le taux de présence du public est beaucoup plus élevé pour les sessions de cette durée (contre 60 minutes), tout comme le taux de rediffusion.
Nous ne suggérons pas que chaque session de votre événement virtuel ne dure que neuf minutes, mais envisagez de raccourcir de 15 ou 30 minutes les plages horaires que vous utiliseriez pour un événement physique. Par exemple, une discussion en face à face de 60 minutes devrait durer 45 ou 30 minutes lorsqu'elle est livrée en ligne.

2. Affinez vos titres et descriptions
Lorsqu'ils se voient proposer plusieurs options simultanées pour les sessions à choisir dans un cadre d'événement physique, les participants s'appuient souvent sur le bouche-à-oreille, demandant aux autres participants à quel groupe ils participent et pourquoi. La plupart des conférences virtuelles n'ont pas cette dynamique.
De plus, de nombreux événements en ligne s'appuient sur des e-mails, des publications sur les réseaux sociaux et d'autres tactiques pour informer les participants des informations qui seront présentées (il n'y a pas de guide de conférence écrit ou d'application mobile dédiée dans la plupart des cas).
Ainsi, les participants à votre événement virtuel disposent de moins d'informations lorsqu'ils décident des sessions à écouter et de celles à ignorer. Par conséquent, il est encore plus important que les titres de session et les descriptions de votre programmation de conférence virtuelle soient descriptifs et convaincants.

3. Utilisez un modérateur ou un maître de cérémonie
Même si vous avez un présentateur, vous avez toujours besoin d'un modérateur pour maintenir le débit et l'énergie élevés. Dans un événement en face-à-face, le modérateur ou le maître de cérémonie aide à contextualiser les informations présentées tout au long de la conférence, tout en aidant à garder l'énergie et à fournir des notes d'entretien importantes. De nombreuses organisations qui passent à des événements virtuels pensent que, puisque la programmation est désormais diffusée sur Internet, ce rôle de maître de cérémonie n'est plus nécessaire.
L'inverse est vrai.
Le fait d'avoir un visage et une voix cohérents qui «assemblent» les sessions virtuelles pour les participants ajoute une familiarité bien nécessaire et aide à atténuer le sentiment d'isolation que les événements en ligne peuvent parfois produire pour les participants. La meilleure façon de mettre en œuvre est d'avoir le modérateur de l'événement qui ouvre la conférence en ligne - tout comme un événement récurrent - puis modérer les questions pour les conférenciers et revenir en ligne entre les sessions pour discuter avec les participants (j'ai joué ce rôle plusieurs fois pour grands événements en ligne).